Category Archives: Kopertowanie

Kopertowanie – korespondencja seryjna

Korespondencja listowa i paczki są zazwyczaj podstawą wielu przedsiębiorstw. Korespondencja stanowi znaczną ilość ponoszonych przez firmę wydatków. Interesanci odmiennie patrzą na dane firmy, jeśli przesyłki nadawane przez nie są estetyczne, szybko doręczane i przekonujące. Jeśli przedsiębiorstwo opiera się w szczególny sposób na listowej komunikacji z interesantami, to wskazane jest by właściciel zaciekawił się profesjonalnym przygotowaniem korespondencji do druku oraz usługą kopertowania, jakimi zajmują się wyspecjalizowane jednostki.

Większa część przedsiębiorstw zdaje sobie doskonale sprawę z tego, że zawartością listów w korespondencji masowej są głównie oferty, jakim nadaje się charakter personalny. Nie bacząc na to że klienci nie tolerują masowej korespondencji, to z badań oraz obserwacji można wywnioskować, iż taki proces działa na nich najlepiej. Czemu tak się dzieje? Otóż każdy człowiek odmiennie podchodzi do zawartości koperty aniżeli do ulotki pozyskanej na mieście od przedstawicieli. Te zazwyczaj lądują w koszu na śmieci nim, ktoś zechce je przeczytać. Przesyłki listowe sprawdza się najczęściej w mieszkaniu, co sprawia, że jeżeli nawet nie sprawdzimy zawartości natychmiast to natkniemy się na nią w przeciągu kilku najbliższych dni.

blog_nl_4579739_6867770_tr_koperta

Co do tego wszystkiego ma usługa kopertowania? O dziwo niesłychanie wiele. Stylowo zakopertowany list przyciągnie zapewne uwagę wybranego klienta. Jednostka, która pozyska naszą ofertę czuje się w jakiś sposób wyróżniona, gdyż firma nie pragnie trafić do byle kogo lecz do ustalonej społeczności, do której ona należy.

Kopertowanie jest na pewno tańsze aniżeli sporządzenie oraz wydrukowanie reklamówek. Biorąc pod uwagę organizacje zajmujące się reklamą z wykorzystaniem listów, ceny takich usług są niższe aniżeli ceny ulotek, które zazwyczaj i tak nie są czytane przez odbiorców. Jeśli naprawdę chcemy trafić do interesanta, a nasze fundusze chcemy przeznaczyć na obojętnie jaki papier, wówczas najlepszym wyjściem są przesyłki listowe. Na rynku istnieje mnóstwo fachowych jednostek, jakie proponują nie tylko wysyłkę ale też zajmują się wszelkimi pozostałymi czynnościami powiązanymi z wysyłką masową w tym usługą personalizacji i kopertowania.

Kopertowanie ? przyjazne każdej firmie

Usługa, jaką jest kopertowanie jest idealna zarówno dla małych jak również dużych przedsiębiorstw, gdzie korespondencja droga pocztową jest najczęstszą formą komunikacji bądź usługą ściśle powiązana z działalnością firmy. Jeśli pierwszy raz słyszysz o czymś takim jak kopertowanie, to najwyższa pora, abyś dowiedział się na temat tej usługi nieco więcej, gdyż może to być idealne rozwiązanie dla Ciebie i Twojego przedsiębiorstwa.

Na samym początku zadajmy sobie podstawowe pytanie: czym jest kopertowanie? Odpowiedź wynika z samej definicji. Na pewno musi być to związane z kopertą i czymś co do niej wkładamy. Jednak sama definicja jest nieco bardziej złożona. Kopertowanie albowiem polega na złożeniu i zakopertowaniu wcześniej wydrukowanych materiałów, dokumentów, rachunków bądź faktur. Usługodawcy, którzy zajmują się świadczeniem usługi jaką jest kopertowanie korzystają z linii kopertujących, które umożliwiają dołączenie materiałów do paczek adresowanych do określonych przez nas odbiorców.

schemat_kopertowania

Cały proces kopertowania przebiega automatycznie i wymaga od firmy bardzo wysokiej dyscypliny i ścisłego przestrzegania pewnych norm jakości ISO, a także procedur ściśle powiązanych z personalizacją dokumentów. Kopertowanie ułatwia pracę przedsiębiorstwom, które wysyłają duże ilości różnych dokumentów drogą listową. Jeśli cenimy sobie wygodę i chcemy zaoszczędzić na czasie, warto wówczas skorzystać z usługi jaką jest kopertowanie.

Skoro wiemy już czym jest samo kopertowanie, to może warto przyjrzeć się również samej funkcjonalności tego procesu. W zależności od usługodawcy funkcjonalność może się zmieniać. Oto kilka funkcjonalności, które nie zmieniają się zbyt często i zawierają się w większości ofert firm oferujących kopertowanie:

  • Sortowanie i łączenie dokumentów ? dokumenty po wydrukowaniu są sortowane i przydzielane do odpowiedniego adresata, a następnie łączone w arkusze, które następnie trafiają do jednej paczki lub koperty,
  • Możliwość użycia różnego rodzaju formatów papieru w jednej przesyłce ? do jednej koperty możemy wsadzić dwa różne dokumenty o różnej wielkości, np. jeden na papierze A3, a drugi o wielkości A4,
  • Prócz formatu można wykorzystać również różny rodzaj papieru ? papier może być grubości od 60 do 300 g/m2,
  • Składanie wydrukowanych dokumentów do rozmiaru koperty ? wydrukowany dokument jest automatycznie składany do czasu aż będzie mieścił się w kopercie,
  • Kontrola procesu kopertowania oraz weryfikacja materiału ? automatyczna lub ręczna możliwość ustawienia parametrów kopertowania,
  • Adresowanie korespondencji ? w okienku koperty pokazuje się adres odbiorcy,
  • Nadruk na etykietach ? na kopercie zostaje naklejona etykieta z nadrukiem,
  • Dołączenie innych materiałów ? do zakopertowanych dokumentów można dorzucić dodatkowo jakieś ulotki, broszury lub materiały reklamowe (wrzutki  i dokładki).

W kopercie może być umieszczony jeden lub więcej dokumentów, w zależności od tego, ile ich zostanie wydrukowanych dla konkretnego adresata. Gotowe przesyłki możemy również ofrankować. Niektórzy usługodawcy są w stanie zakopertować nawet 100 000 listów w ciągu godziny. Jeśli pracujemy np. w agencji reklamowej jest to idealne rozwiązanie dla naszej firmy, gdyż za jednym razem możemy zakopertować i zaadresować dużą liczbę broszur reklamowych.